パソコンスクールISA船橋校 店長ブログ

こんにちは。
パソコンスクールISA船橋校インストラクター原口です。

この間は雪が降りましたね！
船橋では珍しかったので、思わずはしゃいでしまいました。

さて、今回もExcelでのテクニックをご紹介します。

列を入れ替えたいとおもったときに、
単純にドラッグで移動すると、移動先のセルに上書きされてしまいます。

こんなときは、Shiftキーを使えばよいのです♪

まず、下のような表があります。

理科と社会を入れ替えるには、まず下のように列を選択します。

ここが大事ですよ！
Shiftキーを押しながらD列とE列の境目をドラッグすると
下記のようになるはずです。

すると、この通り、入れ替え完了です！

どうですか？
ぜひやってみてくださいね！

ISAパソコンスクール船橋校　原口

こんにちは。

今日は、いえ、今日こそは
パソコンの話です（笑）

今回は、Excel2007のお話です。

たとえば、お客様の情報をExcelで管理をしていて
最終的に重複データがないかどうかチェックをしたい
また、重複データがあった場合は削除をしたい

ということがあると思います。

そんなときに便利なのが
Excel2007の重複の削除機能！！

非常に便利です！！

実際にやってみましょう♪

たとえば以下のようなデータがある場合です。

このデータにはよく見ると
氏名・ふりがな・住所１・住所２
すべてのデータが完全に重複しているデータが
何件か存在します。

このように同じデータが何件もある状態では
データを管理する上で問題があります。

そこで

Excel2007の【データ】タブ＞【データツール】グループ＞【重複の削除】ボタンをクリックします。

すると、次のような重複データを削除する上での
条件指定ができるダイアログボックスが表示されます。

今回は、氏名・ふりがな・住所１・住所２
すべてのデータが完全に重複してしまっているものを
削除したいので、すべてにチェックが入っている状態で
【OK】ボタンをクリックします。
すると、あっという間に重複データを削除してくれます。

重複データが存在しないときは
画面上に重複データが存在しないというメッセージが表示されますので
データの最終チェックのときに利用すると効果的かもしれませんね！！

この機能、素敵です（＾－＾）

以上です。

パソコンスクールISA　船橋校　並木

こんにちは。
ISAパソコンスクール船橋校インストラクター原口です。

今日も寒いですね～！
うちの猫が、布団の中でぬくぬくと眠っているのを見ると、本当に羨ましくなります（*＾＾*）

それでは 今回もExcelのお話をしますね。

下の画像をご覧下さい。

シフト表を作成するために、同じ名前を数箇所に入力する場合、ひとつずつ入力していくとキリがありませんよね。
今回はそれをたった一回で入力しちゃいます！

 【手順１】
最初に文字を入力したいセルを選択します。
コツは、1つ目のセルは普通にクリックし、2つ目のセルからは、Ctrlキーを押しながらクリックしていきます。

そうすると下の画像のように、複数のセルが選択されているはずです。

【手順２】
文字を入力します。文字は最後にクリックしたセル（アクティブセル）のE7に入力されます。
※このとき注意なのが、下の画像のようにセルの中にカーソルが入った状態のままにしておくことです！

【手順３】
Ctrlキーを押しながら［Enter］キーを押します。これで文字が一度に入力できちゃいます♪

 ぜひためしてみてくださいね！（*＾＾*）

ISAパソコンスクール船橋校　原口

こんにちは。

今日はWordのお話です。

皆さん普段Wordを使用していて
気づいたら余白が見えなくなっていて困った！！

ということはなかったでしょうか。

例えばこのような状況です。

 
余白が見えなくなってしまい、文章がいきなりはじまっていますよね！

もちろんこのままでも問題ないのですが
なんだか窮屈に見えて気になりますよね？

そんなときは、こうやって解決します！！

このように、見えなくなってしまっている余白部分に
カーソルをもっていくと

【空白スペースを表示する】という形にカーソルが変わりますので
この状態で1回クリックすれば無事余白が再度出てきます！！

ところで、この余白が見えなくなってしまう現象
いったい何のためにあるのでしょうか。

実はこの機能、すごい特徴を持っているんです。

例えば次のような状況で利用します。

全部で3ページの文章を作成しているとします。
この3ページをひとつの画面上で確認しながら
作業をしたい、そんなときに使えます。

実際に行ってみた画面が下記の画面ショットです。
今回はわかりやすいサンプルとして

1ページ目には「1ページ目」
2ページ目には「2ページ目」
3ページ目には「3ページ目」

と入力した状態にしています。

いかがでしょうか。

1ページ目から3ページ目全ての内容を
一度にチェックすることができるんです！！

これで同時に複数ページの確認・編集ができるんですね！！

隠れた名機能！？かもしれません（＾－＾）

自分でやってみたいけど、うまくいかない！！

という方は、いつでもインストラクターに聞いてくださいね♪

パソコンスクールISA船橋校　並木

こんにちは。
ISAパソコンスクール船橋校インストラクター原口です。

今回もExcelでのショートカットキーをいくつかご紹介しますね。

みなさんはシート間を移動するとき、マウスをクリックしているのではないでしょうか？

実はこれ、【Ctrl + PgUp】と【Ctrl + PgDn】で簡単にできてしまうのです！（*＾ ＾*）

他にも日常的に使用しているショートカットは、日付の書式にするショートカットキーです。

日付を入力するとき、○/○と入力すると、○月○日となってしまいますよね。
この後に、【Ctrl + Shift + #】を押すと、2009/11/29という西暦の形式に変更できます。

#の代わりに$や%を押すと、通貨書式とパーセント書式に変換できますよ！
!を押した場合は、3桁ごとにカンマが表示されます。

あと【Ctrl + 1】でセルの書式設定ダイアログボックスを出せるのも便利です。

ブラインドタッチと同じで、指が覚えてしまえばとっても便利なショートカットキー。
たくさん覚えたいものですね！（＾ ＾）

 パソコンスクールISA船橋校　原口

こんにちは。
ISAパソコンスクール船橋校インストラクター原口です。

今回も、Excelに関するお役立ち情報をお送りいたします★

Excelで表を作成するとき、こんな表を作っている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

もしこれを、セルの塗りつぶしで行っているとしたら、交互に行を選択していく必要がありますよね。
しかも、間に行を追加すると同じ書式で挿入されてしまいますので、見た目が崩れてしまいます。

そんなとき、偶数行を塗りつぶしにする、という設定をすれば崩れずに済むんです♪

まず設定をしたいセルを選択しておきます。
次に、【書式】メニューから【条件付き書式】を選択し、【数式が】に変更して、
=MOD(ROW(),2)=0
と入力してください。
書式は塗りつぶししたい色を設定します。

すると、偶数行を塗りつぶすという条件が設定されたので、間に行を挿入しても崩れません！（＾＾）

※ちなみに、式の意味ですが、Row()で行番号を調べ、２で割った答えの余りが０なら偶数という意味です。

ぜひお試しください！

パソコンスクールISA船橋校　原口

こんにちは。
パソコンスクールISA船橋校インストラクター原口です。

今回は、Excelの入力規則という機能を使って、重複データを入力できないようにする方法をご紹介しちゃいます★

まず、重複データを入力したくない範囲を選択します。
次に、【データ】メニュー（2007はデータタブ）から【入力規則】を選択し、【設定】タブを選択します。
【入力値の種類(A)】で下向き三角から【ユーザー設定】を選択し、下の【数式(F)】に、
=COUNTIF($A$2:$A$15,A2)<=1
と入力します。

すると、既に入力されているデータは２度入力することができなくなります♪

今回のポイントは数式ですね。
まずCountifという関数は、指定した範囲の中で、指定した条件と一致するセルがいくつあるかを数える関数です。
つまり、Enterキー押した瞬間に結果が２以上であればすでに入力されているデータだということになるワケです。

え？
＄マークは何かって？？
はい、今回の大事な部分ですね！
＄マークを使用しないと、A2はA2～A15のセルの中で重複がないかを検証しますが、A3のセルはA3～A16のセルの中で検証してしまうのです。
そこで＄マークを使用し、範囲を固定します。このことを絶対参照といいます！
逆に＄マークを使用しなかったA2のセルは順番に下に移動していくので、結果的に入力をしようとするセルの値が、A2～A15の中で入力済みでないかを調べ、入力されていたらエラーになるということなんですね～。

なんだかややこしくさせてしまったでしょうか？(^ ^;)

パソコンスクールISA船橋校　原口

こんにちは。

今日はWordのお話です。

Wordはみなさんよく使うことが多いと思います。

ビジネス文書や何かの案内文書で良くつかわれますね♪

さて、今日はフォントサイズの変更のお話なのですが
通常フォントサイズを変更する場合は

-2003の場合-
・【書式】メニュー＞【フォント】＞【フォント】ダイアログボックスから
・【書式設定】ツールバーから

-2007の場合-
・【ホーム】タブから

他にもいくつかありますが、一般的な方法は上記のような変更かと思います。

今回ご紹介するのは、キーボードのショートカットからフォントサイズを
変更する方法です。

—————

【縮小】
Ctrlキー+ 「キー

【拡大】
Ctrlキー+ 」キー

—————

ちょっとわかりづらいですが、普段カッコ記号をいれるときのキーを利用します。

フォントサイズを変更したい部分を範囲選択したあとに
このショートカットキーを使うと、１ポイントずつ大きさを変更することができます。

１ポイントずつ変更することってメリットあるの！？

って言われてしまうと何も言えません（＾－＾；）

パソコンスクールISA船橋校　並木

こんにちは。

今回はExcelで使える様々なショートカットキーの
ご紹介です。

今回紹介するのはレアなショートカットキーですが
知っているとたまに使える！？かもしれません（＾－＾）

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【その１】
Ctrl+Shift+%

これは、一瞬でパーセント表示にするショートカットキーです。

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【その２】
Ctrl+Shift+$

これは、一瞬で通貨書式にするショートカットキーです。
通貨書式とは、円マークがつく書式のことです♪

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【その３】
Ctrl+Shift+#

これは一瞬で日付の形式をyyyy/m/d形式にするショートカットキーです。
例えばセルに「8月19日」と入力したあとに、そのセルをアクティブにして利用すると「2009/8/19」という書式に変わります。

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さて、今回Ctrl+Shift+何かのキーという組み合わせで
できるいくつかをご紹介しました。

まだまだ隠れているショートカットは一杯あると思いますので
「おっ！」と思うものがあればぜひぜひ教えてくださいね♪

パソコンスクールISA船橋校　並木

こんにちは。

今日はExcelのお話です。

Excel2003での機能なのですが
【図の貼り付け】・【図のリンク貼り付け】という機能があります。

どういう機能かと言うと
シート内のセル範囲をコピーして張り付けるときに
図として、つまりまるでそのセル範囲の画面ショットを撮って
画像として貼り付けるような機能です。

「ふーん」という感じですよね（＾－＾；）

でもこの機能、おそらく皆さん見つけることができないと思います。

通常の状態のままExcelのメニューをいくら探しても
この【図の貼り付け】・【図のリンク貼り付け】という機能は出てきません。

ある操作が必要なのです！

その操作とは・・・

****************************************

１、まずコピーしたいセル範囲を範囲選択

２、コピーします（コピーの方法は右クリックでも編集メニューからでもOK）

３、Shiftキーを押しながら、【編集】メニューを選択

４、【図の貼り付け】・【図のリンク貼り付け】コマンドが表示される

※３の手順の【Shiftキー】がポイントです♪

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いかがでしょうか？出てきましたか？

【図の貼り付け】は、コピーした範囲を図として貼り付けする機能ですが

【図のリンク貼り付け】は、貼り付けした後に、その貼りついた図をダブルクリックすると、元データを編集することができます。

・・・

さて、どんなときに使えばよいでしょうか？

例えばこんなとき！

Sheet1とSheet2にそれぞれ別のデータを管理しているとします。

Sheet1には2009年売り上げデータを管理していて
Sheet2には2008年の売り上げデータを管理しています。

それぞれのデータをSheet1にまとめたいと考えていて
2009年のデータの横に2008年のデータが見えるようにしたいとします。

さらに、今回、Sheet1の2009年の売り上げデータに関しては
データベース機能を利用して、並び替え・抽出などの作業をしたいと考えています。

2009年のデータの横に、2008年のデータを貼り付けして
処理をしようとすると、例えば2009年のデータでオートフィルタを実行すると
フィルタの条件に合う行だけが表示されることになりますので
横に貼り付けをした2008年のデータも一緒に見えなくなってしまうことがあります。

【図1】オートフィルタで抽出する前

【図2】オートフィルタで抽出した状態

このように抽出をすると該当する行のみの表示になってしまうので
横に別のデータを入力しておくと一緒に消えてしまう行がでてきます。

このときに2008年のデータを【図の貼り付け】コマンドで画像として貼り付けておけば、2008年のデータは影響を受けません。

 という形で、こういうときに使えますね♪

使えると便利なときがありますので、ぜひぜひお使いくださいね！

パソコンスクールISA　船橋校　並木