「パソコン教室ISA」ライターチームです。
企業におけるデータ管理が複雑化するなか、Microsoft Accessは手軽に扱えるデータベースとして幅広い業務で活用されています。AccessはExcelでは扱いにくい大量のデータの管理や分析に長けていますが、使いこなすためにはいくつかの注意点も知っておく必要があります。
この記事では、Microsoft Accessの特徴や使い方の基本、運用する上でのメリット・デメリットをわかりやすく解説します。データツールの選定に悩んでいる担当者はぜひチェックしてください。
Microsoft Accessとは？
Microsoft Accessはマイクロソフト社が提供するデータベース管理ソフトです。Excelよりも大量データの扱いにすぐれており、データの収集・管理・分析の効率化に役立ちます。
専門的なシステムやツールを使用せずに無料でデータベースを構築できるのが特徴で、データの操作や検索などを自由に行えます。ただし、データ容量に制限があるため、小規模な組織や個人での利用に適しているといえるでしょう。
Microsoft Accessが使えるシーン
Microsoft Accessはデータ量が多く、それらのデータを複数人で扱いたい場面に適しています。顧客管理・在庫管理・予約管理など、事務から営業部門まで幅広い部署で利用されています。また、マクロを設定すればデータ処理を自動化できるため、小規模な業務アプリや社内ツールも作成可能です。
Microsoft Accessライセンスの購入方法
Microsoft Accessを利用する方法には、単体ライセンスを購入する方法と、OfficeまたはMicrosoft 365のライセンスを契約する方法があります。
単体ライセンスは買い切りのため、導入費用を安く抑えられます。OfficeやMicrosoft 365のサブスクリプションはランニングコストがかかりますが、Microsoftのほかのツールも合わせて利用可能です。
なお、AccessはほかのMicrosoft Officeアプリと異なり、無料で使用できるプランが用意されていません。導入する場合は、何らかのプランを購入する必要があることを知っておきましょう。
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Microsoft Accessの基本機能
Microsoft Accessには、テーブル・クエリ・フォーム・レポートの基本機能のほか、マクロやVBAなども備わっています。
テーブル
テーブルはAccessにおけるデータ格納の基盤となる表形式の機能で、列をフィールド・行をレコードと呼びます。テーブルではデータの入力や保管のほか、データ形式の設定や複数テーブルの連携設定、データのインポート・エクスポート・リンク接続などが可能です。
顧客情報や商品リストなど、業務ごとに複数のテーブルを作成し、それぞれを紐づけることで効率的なデータ管理が可能になります。また、フィールド型を設定することで、入力制限やデータ型の統一ができ、データ品質の向上にも役立ちます。
クエリ
クエリは、テーブルに格納されたデータの抽出や加工の処理操作を行える機能です。データの並べ替え・条件に合うデータの呼び出し・項目ごとの計算・複数のテーブルの結合などに対応しており、SQLをはじめとしたデータベース言語がわからない人でも感覚的に操作できます。
フォーム
フォームは、テーブル上でのデータ入力や編集を行いやすくするための設定画面を指します。表示するレコードを1つ指定できる「単票形式」や複数のレコードを指定できる「表形式」・「データシート」のほか、1行に複数の入力欄を表示できる「帳票形式」があり、操作内容に合わせて設定可能です。
レポート
レポートは、入力や操作を行ったデータを印刷用に整えたり、見やすい帳票形式にまとめたりする機能です。帳票や伝票を自動で作成でき、レイアウトも自由に調整できます。最新のデータを反映しながら、現場で使用する帳票や伝票の作成を効率化できます。
マクロ
マクロは、Accessで頻繁に行う操作を自動化するための機能で、プログラミング言語の知識がなくても感覚的に操作できるのが特徴です。マクロを設定しておくと、特定のボタンを押した際に「レコードを移動する」「帳票を作成する」などの操作を自動で実行でき、業務の効率化に役立てることができます。
VBA
VBA（Visual Basic for Applications）は、Accessをさらに高度にカスタマイズするためのプログラミング言語で、Microsoft製品に共通して利用できます。専門的な知識が必要ですが、マクロでは対応できない複雑な処理や、自動ツールの構築が可能です。Accessを業務アプリのように活用したい場合は、VBAの利用が適しています。
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Microsoft AccessとExcelの違い
Microsoft AccessとExcelは一見似たように見えるツールですが、Accessはデータベースの管理を目的としているのに対し、Excelは表計算ソフトであることが相違点です。
入力したデータを元に表計算を行ったりグラフを作成したりする場合はExcelが、大量のデータを保管したり集計を自動化したりする場合はAccessが適しています。両者の特徴を理解し、取り扱うデータ量や利用方法に合わせて適切なツールを選びましょう。
| Access | Excel | |
| ソフトの利用目的 | データベース管理 | 表計算 |
| 向いている利用シーン | ・大量のデータを入力・管理する・データ抽出・データ処理を自動化する | ・複数種類のデータをそれぞれのシートで管理する・入力したデータを元に表計算を行う |
| データの保管単位 | テーブル | セル |
| データ処理の自動化方法 | マクロ・VBA | VBA |
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Microsoft Accessを使用するメリット
Microsoft Accessは、低コストでデータベースの管理や分析を効率化するのに適したツールです。ここではメリットを紹介します。
社内データを一元管理できる
Microsoft Accessは複数のテーブルを関連付けて管理でき、顧客情報・商品在庫・受発注データ・売上データなど、部署ごとのさまざまなデータを横断して管理できます。1つのデータを更新すると全体のデータに反映されるため、データの整合性が保たれやすく、ヒューマンエラーや重複入力のリスクを低減できます。
低コストでデータの収集や分析ができる
Accessは比較的低コストで導入できるため、初期費用と運用コストを抑えながらデータ管理を効率化できるのが魅力です。Excelでは処理が重くなる大量のデータに対しても、Accessであれば大規模なシステムを導入せずに問題を解決できます。データベース管理にコストを割きにくいスタートアップや中小企業でも、気軽に導入できるといえるでしょう。
複数人で操作・管理できる
Accessは複数ユーザーでの利用を前提に設計されており、社内の従業員同士でデータベースやマクロを共有できます。データ元となるテーブルと処理を行うフォームやレポート機能が独立しているため、複数人で操作してもデータが上書きされる心配がありません。また、ユーザー権限を細かく設定できるため、閲覧・編集などの権限を制御しながら安全にデータを保護できます。
データのカスタマイズがしやすい
Accessは入力したデータを元にフォームやレポートを自由に設計でき、業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。現場の作業フローに合わせて処理項目を変更したり必要な集計を自動化したりできるため、汎用ツールながらも専用システムに近い形で運用が可能です。
Excelやほかのツールと連携できる
AccessはExcelやCSVなどの外部データとの連携性にすぐれており、既存のデータをそのまま取り込んで高度な分析や処理を行えます。反対に、AccessのデータをExcelやWordに送信することも可能です。また、より高度なデータ分析を行いたい場合は、SQLやVBAを活用してデータをカスタマイズする方法もあります。
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Microsoft Accessを使用する上での注意点
Accessはデータベースの管理に便利なツールですが、利用する上でいくつか注意すべきポイントもあります。
データベースの容量が少ない
Accessは初心者でも扱いやすい一方で、データベースの容量に上限があり、大規模なデータの管理には向きません。具体的には、1ファイルあたり2GBを超えての利用は不可能とされています。ファイルサイズが肥大化した場合は、データを複数のファイルに分けてリンクテーブルで接続したり、不要になったデータを削除したりして対処する必要があります。
複数人で同時に操作しにくい
Accessは複数ユーザーでの利用に対応していますが、負荷が高い環境や大量データを扱う場面で複数人が操作した場合、動作が不安定になることがあります。同時編集が前提の業務や処理スピードを重視する場面では、ファイルを分割するなどの対策を行うか、より複数人での操作に適したクラウド型のソフトを利用することをおすすめします。
専門知識が必要で属人化しやすい
Accessは機能が豊富でさまざまなカスタマイズを行えますが、複雑な設計や処理を行う場合は専門的な知識が求められます。業務内容によっては従業員のスキルに依存しやすくなる可能性があり、それによって属人化が進むと運用や引き継ぎが困難になるケースも考えられます。より健全に運用するためには、マニュアルや教育体制の整備が必要です。
定期的なバージョンアップが必要
AccessはMicrosoft Office製品の一部であり、定期的なソフトのアップデートが発生します。古いバージョンのまま使用すると互換性トラブルやセキュリティリスクが発生する可能性があるため、安定して運用し続けられるよう、必ず適切なタイミングでアップデートを行いましょう。
Microsoft Accessは、社内データの一元管理や業務効率化に役立つデータベースツールです。Excelや外部ツールとの連携がしやすく、少ないコストで運用できますが、容量制限や同時操作などの注意点もあらかじめ知っておきましょう。
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