「パソコン教室ISA」ライターチームです。
ExcelやGoogleスプレッドシートで作業効率を上げたいなら、IF関数は欠かせないスキルです。条件に応じて表示内容を自動的に切り替えられるため、データ分析や業務効率化に役立ちます。
本記事では、IF関数の基本から応用的な使い方、エラー対処法まで詳しく解説します。初心者の方もすぐに実践できる内容ですので、ぜひ参考にしてください。
IF関数とは
IF関数は、指定した条件が真か偽かを判定し、その結果に応じて異なる値を返す関数です。まずは、基本構文と使い方、メリットを紹介します。
IF関数の基本構文と使い方
IF関数の基本構文は「=IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)」です。論理式には条件を記述し、その条件が満たされれば「真の場合」の値が、満たされなければ「偽の場合」の値が表示されます。
たとえば、セルA1に80という数値があり、60以上なら「合格」、未満なら「不合格」と表示したい場合、「=IF(A1>=60,”合格”,”不合格”)」と入力します。この場合、A1は80なので条件を満たし、「合格」と表示されます。
IF関数を使うメリット
IF関数の最大のメリットは、大量のデータを一度に処理できる点です。数百件のデータでも、数式をコピーすれば瞬時に判定が完了するため、作業効率が飛躍的に向上します。
さらに、ヒューマンエラーの防止にも効果的です。人が目視で判断すると見落としや入力ミスが発生しやすいですが、IF関数なら設定した条件に従って機械的に処理するため、判定結果に一貫性が保たれます。
パソコン教室ISAの体験授業で自分にあったレベルを相談してみる
パソコンスクールISA
Office・IT・プログラミング等の
パソコンスキルアップを徹底サポート！
東京、横浜、埼玉、千葉の
最寄駅5分以内!オンライン授業も
IF関数で複数の条件を設定する方法
実務では単一の条件だけでなく、複数の条件を組み合わせて判定したい場面が多くあります。ここでは、AND関数やOR関数を使った複数条件の設定方法を解説します。
AND関数｜すべての条件を満たすとき
AND関数は、指定したすべての条件が真の場合にのみTRUEを返します。IF関数と組み合わせることで、複数の条件をすべて満たしたときだけ特定の値を表示できます。構文は「=IF(AND(条件1, 条件2, …), 真の場合, 偽の場合)」です。
たとえば、セルA1が80以上かつB1が70以上なら「合格」と表示したい場合、「=IF(AND(A1>=80, B1>=70),”合格”,”不合格”)」と入力します。
OR関数｜どれか1つでも当てはまるとき
OR関数は、指定した条件のうち1つでも真であればTRUEを返します。いずれかの条件を満たせばよい場面で使用します。構文は「=IF(OR(条件1, 条件2, …), 真の場合, 偽の場合)」です。
たとえば、セルA1が90以上またはB1が「優秀」なら「表彰対象」と表示する場合、「=IF(OR(A1>=90, B1=”優秀”),”表彰対象”,”対象外”)」と記述します。
AND関数とOR関数の組み合わせ
AND関数とOR関数を組み合わせると、さらに複雑な条件分岐が実現できます。たとえば「(条件Aかつ条件B)または(条件Cかつ条件D)」のような論理を表現可能です。
「売上が100万円以上で利益率が20%以上」または「売上が200万円以上で利益率が15%以上」なら「優良顧客」と判定する数式は「=IF(OR(AND(A1>=1000000,B1>=0.2), AND(A1>=2000000, B1>=0.15)),”優良顧客”,”一般顧客”)」となります。
条件が3つ以上あるとき
3段階以上の条件分岐が必要な場合は、IF関数を入れ子（ネスト）にします。80点以上なら「A」、60点以上なら「B」、それ未満なら「C」と判定する数式は「=IF(A1>=80,”A”,IF(A1>=60,”B”,”C”))」です。
＼ Excel講座の詳しい情報を受け取る ／
IF関数でできること
IF関数は単純な条件判定だけでなく、他の関数と組み合わせられます。ここでは、代表的な活用例を3つ紹介します。
セルが空白かどうかの確認
データが未入力の状態を判定し、空白なら何も表示しない、または特定のメッセージを出すといった処理はよく使われます。数式は「=IF(A1=””””,””空白です””,A1)」のように記述します。
見た目は空白でもスペースや空文字が入っているケースがあるため、より厳密に判定するなら、ISBLANK関数を併用する方法もあります。「=IF(ISBLANK(A1),””未入力””,””入力済み””)」とすれば、真に空のセルだけを検出可能です。
セルに文字が入っている場合の計算
特定のセルに文字列が入力されているときだけ計算を実行したい場合にもIF関数が使えます。たとえば、セルA1に「完了」と入力されていればB1とC1を掛け算し、そうでなければ空白にする数式は「=IF(A1=””完了””,B1*C1,””””)」です。
VLOOKUP関数と組み合わせ
VLOOKUP関数は参照先に該当データがないと#N/Aエラーを返します。このエラーを避けるため、IF関数と組み合わせてエラー時の表示を制御するのが一般的です。
数式は「=IF(ISNA(VLOOKUP(A1,範囲,2,FALSE)),””該当なし””,VLOOKUP(A1,範囲,2,FALSE))」です。ISNAでエラーかどうかを判定し、エラーなら「該当なし」と表示します。
パソコンスクールISA
Office・IT・プログラミング等の
パソコンスキルアップを徹底サポート！
東京、横浜、埼玉、千葉の
最寄駅5分以内!オンライン授業も
IF関数でエラーが出たときの対処法
IF関数を使っていると、さまざまなエラーに遭遇します。以下では主要なエラーについて解説します。
#VALUE!
#VALUE!エラーは、数式に使用しているデータ型が不適切な場合に表示されます。たとえば、数値が入るべきセルに文字列が入っていて計算できないケースです。
よくある原因は、見た目は数値でも実際は文字列として保存されている場合です。セルの左上に緑の三角マークが表示されていれば、それが文字列形式であるサインです。VALUE関数で数値に変換するか、セルの表示形式を「数値」に変更しましょう。
#NAME?
#NAME?エラーは、Excelが数式内の名前を認識できないときに発生します。最も多い原因は関数名のスペルミスです。「=IF」を「=IFF」と誤入力すると、このエラーが表示されます。
また、文字列をダブルクォーテーションで囲み忘れた場合もこのエラーになります。「=IF(A1>=60,合格,不合格)」のように記述すると、Excelは「合格」を定義済みの名前として探そうとするため認識できません。正しくは「=IF(A1>=60,”合格”,”不合格”)」です。
#REF!
#REF!エラーは、参照先のセルが削除された場合に表示されます。数式が特定のセルを参照していたのに、そのセルを含む行や列が削除されると、参照先が無効になるためです。対処法は、削除操作を取り消すか、数式を書き直して正しいセル参照に修正するかのいずれかです。
#DIV/0!
#DIV/0!エラーは、ゼロで割り算を実行しようとしたときに発生します。数学的にゼロ除算は定義できないため、Excelはエラーを返します。IF関数で事前に除数がゼロでないかチェックすれば回避可能です。「=IF(B1=0,””,A1/B1)」とすれば、B1がゼロなら空白を表示し、そうでなければ割り算を実行します。
#N/A
#N/Aエラーは、関数が参照すべき値を見つけられない場合に表示されます。VLOOKUP関数やMATCH関数でよく発生します。IF関数自体で直接#N/Aエラーが出るケースは少ないですが、IF関数の中でこれらの関数を使用していると遭遇します。
対処法は、検索値が参照範囲に実際に存在するか確認することです。また、データ型の不一致(数値と文字列)が原因の場合もあるため、両者の形式を統一しましょう。
＼ MOS試験の詳しい情報を受け取る ／
IFERROR関数の使い方
IFERROR関数は、エラーが発生した場合に指定した値を返す便利な関数です。ここでは、代表的な3つの使い方を紹介します。
エラーを空白にする
シンプルな使い方は、エラーが出たら何も表示しない方法です。数式は「=IFERROR(A1/B1,””)」となります。第2引数に空文字””を指定すれば、エラー時にセルが空白になります。シートの見た目をすっきりさせたい場合におすすめです。
エラーを0に置き換える
エラーを数値のゼロに置き換える方法も頻繁に使われます。数式は「=IFERROR(A1/B1,0)」です。集計や平均の計算で、エラーセルを除外したい場合に有効です。SUM関数で合計を求める際、エラーが含まれていると正しく計算できませんが、事前にIFERRORでゼロに変換しておけば、集計結果に影響を与えずに済みます。
エラーを特定の文字に置き換える
エラー時に「データなし」「計算不可」などのメッセージを表示する方法もあります。数式は「=IFERROR(VLOOKUP(A1,範囲,2,FALSE),”データなし”)」のように記述します。エラーの存在を明確にできるため、データが本当に存在しないのか、数式にミスがあるのかを判断しやすくなります。
パソコン教室ISAの体験授業で自分にあったレベルを相談してみる
＼ パソコン教室の詳しい情報を受け取る ／
GoogleスプレッドシートでのIFERROR関数の使い方
Googleスプレッドシートでも、IFERROR関数は同じ構文で使用できます。基本的な動作はExcelと変わらず、「=IFERROR(値, エラーの場合の値)」の形式です。ただし、スプレッドシート特有の関数と組み合わせる場合は注意が必要です。
たとえば、IMPORTRANGE関数で外部シートからデータを取得する際、参照エラーが発生することがあります。この場合「=IFERROR(IMPORTRANGE(“シートURL”,”範囲”),”取得失敗”)」とすれば、エラー時のメッセージを制御できます。
IF関数は条件分岐を自動化し、業務効率を劇的に向上させる強力なツールです。基本構文から複数条件の組み合わせ、エラー処理まで習得すれば、日常業務の多くを自動化できるでしょう。
ISAパソコン教室は、創業40年以上にわたりIT教育に取り組んできました。長年の運営で蓄えた指導ノウハウを生かし、個人向けの講座から企業研修まで、幅広いご要望にお応えしています。日本マイクロソフトが年に1社選ぶLearning Awardをこの10年で3度受賞した実績もあります。
確かなスキルを身につけ、IT人材として活躍したい方は、ぜひISAパソコン教室をご検討ください。
MOS試験の概要や取得するメリット、受験科目の選び方や勉強方法を解説
VBAとはどういうものか？VBAの基本情報からできること、できないことを解説
