Power Automate for desktopでできること・できないことを解説
「パソコン教室ISA」ライターチームです。
近年、業務のデジタル化や情報処理量の増加により、企業のデスクワークは以前より複雑になっています。限られた時間と人員の中で、日々の作業をいかに効率よく進められるかが、生産性や業務品質に直結する状況です。
ただし、大規模なシステム導入はコストや準備の負担が大きく、すぐに対応できない企業も少なくありません。そこで注目されているのが、パソコン上の定型作業を自動化できるRPAの1つであるPower Automate for desktopです。
Excel操作やファイル処理など、身近な業務を自動化できる点が特徴となっています。この記事では、Power Automate for desktopでできること・できないことや基本的な使い方を解説します。
Power Automate for desktopとは
Power Automate for desktop（パワー オートメイト フォー デスクトップ）は、Microsoft社が提供する業務自動化ツールの1つです。パソコン上で行っている操作を手順として記録し、同じ作業を自動で再現できる仕組みとなっています。
こうした技術は「RPA」と呼ばれ、人が繰り返し行っている定型作業の効率化を目的に活用されてきました。近年は業務のデジタル化が進み、Excel入力やファイル整理などの細かな作業が増えています。
一方で、全てを大規模なシステムに置き換えるのは現実的ではありません。そこで、現場のパソコン作業をそのまま自動化できるPower Automate for desktopが注目されています。専門的な開発知識を前提とせず、業務改善の入口として取り入れやすいことが特徴です。
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Power Automate for desktopでできること
Power Automate for desktopは手作業で行っていた処理を自動化することで、業務時間の短縮や作業負担の軽減を期待できます。ここでは、自動化できるおもな作業内容について解説します。
普段使っているパソコン作業をそのまま自動化できる
毎日決まった手順で行っているパソコン操作は、自動化の対象になります。たとえば、アプリを起動し、決まった場所をクリックして入力する作業です。画面操作を記録する形で設定できるため、特別な開発作業は不要です。
人が操作していた流れを再現するように動くため、現場業務にそのまま当てはめやすい特徴があります。
メール処理やファイル整理を自動でまとめて実行できる
受信メールの確認や添付ファイルの保存、フォルダ分けといった作業も自動化できます。たとえば、特定の件名のメールだけを抽出し、添付ファイルを指定フォルダへ保存します。手作業で行っていた整理をまとめて実行できるため、確認漏れや保存ミスの防止にもつながるでしょう。
Webの情報収集や転記作業を自動で行える
Webサイトから情報を確認し、Excelへ転記する作業も自動化が可能です。検索画面を開き、必要な情報を取得して表にまとめます。毎回同じサイトを確認して入力している業務では、作業時間の短縮が期待できるため、定型化しやすい情報収集に最適です。
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Power Automate for desktopでできないこと
Power Automate for desktopは便利な自動化ツールですが、全ての業務に対応できるわけではありません。導入後のミスマッチを防ぐためには、あらかじめ制限や注意点を理解しておく必要があります。ここでは、対応できないおもな内容を解説します。
決まった時間や条件で自動実行することはできない
Power Automate for desktopの無償版では、毎日決まった時間に処理を実行したり、特定の条件をきっかけに自動で動かしたりする機能は使えません。操作は基本的に人がパソコン上で起動する必要があります。
常時自動で動かしたい業務や、夜間に処理を完了させたいといった用途には向いていません。
外出先から遠隔で操作・実行することはできない
Power Automate for desktopは、インストールされているパソコン上で動作する仕組みです。そのため、外出先や別の端末からフローを起動することはできません。操作対象のパソコンが起動していなければ処理も行われません。場所を選ばず実行したい業務には注意が必要です。
Windows 10以前のパソコンでは利用できない
Power Automate for desktopは、Windows 10以降の環境を前提としたツールです。Windows 8やそれ以前のOSでは利用できません。社内に古いパソコンが残っている場合は、事前に対応環境を確認する必要があります。
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Power Automate for desktopの無償版と有償版の違い
Power Automate for desktopには無償版と有償版があり、利用できる範囲や適した使い方が異なります。業務内容や運用体制によって向き不向きが分かれるため、違いを理解することが重要です。ここでは、それぞれの特徴を整理します。
無償版でできること
無償版では、パソコン上の定型作業を個人単位で自動化できます。Excel操作やファイル整理、メール処理など、日常的に繰り返している作業が対象です。担当者が自分の業務を効率化したい職場や、まずは自動化を試したい部署であれば、無償版でも十分に活用できます。
無償版ではできないこと
無償版では、決まった時間に自動で実行する処理や、複数人でフローを共有・管理する運用には対応していません。業務全体を横断して自動化したい場合や、実行状況を管理したい職場には不向きです。個人作業の効率化に用途が限られるため、部署全体での活用には制約が残ります。
有償版で追加される機能
有償版では、スケジュール実行やフロー共有、実行状況の管理が可能になります。複数人で同じ業務を自動化したい職場や、部署単位で運用したいケースに最適です。定期処理や組織的な業務改善を進める場合にも適しており、業務の属人化防止にもつながります。
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Power Automate for desktopのインストールと初期設定の流れ
Power Automate for desktopは、導入から初期設定までの流れが比較的シンプルで、はじめて使う人でも、順番どおり進めれば迷わず操作可能です。ここでは基本的な手順を解説します。
1.Microsoft Storeからアプリをインストールする
まずは、利用しているパソコンがWindows 10以降のものであるかを確認しましょう。次にMicrosoft Storeを開き、検索欄に「Power Automate」と入力します。表示されたアプリを選択し、入手をクリックするとインストールが始まります。
完了後はスタートメニューから起動でき、Microsoftアカウントでサインインすれば利用できます。
2.アプリを起動して新しいフローを作成する
アプリを起動すると、フロー一覧画面が表示されます。画面上にある「新しいフロー」を選択し、任意の名前を入力して作成する流れです。これで自動化の土台となるフローが用意されます。作成したフローは一覧に保存され、後から編集や実行が可能です。
3.画面構成を確認して基本操作を把握する
フロー作成画面では、左側に操作の一覧、中央に処理の流れが表示されます。操作は一覧から選んで配置します。実行はフロー一覧画面から行い、停止も同じ画面で操作できる仕組みです。最初は画面の役割を理解するだけで十分です。
4.必要に応じて手動でアップデートを行う
Power Automate for desktopは、環境によって更新方法が異なります。自動更新される場合もありますが、手動更新が必要なケースもあります。動作が不安定な場合は、最新版かどうかを確認しましょう。社内パソコンでは更新制限があることにも注意が必要です。
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Power Automate for desktopを使った自動化の流れ
Power Automate for desktopでは、実際の業務を1つずつ分解しながら自動化を進めます。難しい操作を行う必要はなく、流れに沿って設定していく形です。ここでは、Excel業務を例に自動化の基本的な進め方を解説します。
1.自動化したい作業を決めて新しいフローを作成する
最初に、自動化したい作業内容を明確にします。たとえば、複数のExcelファイルを開いて内容を確認する作業です。その後、新しいフローを作成し、処理の名前を付けます。何を自動化するフローなのかが分かる名前にしておくと、後から管理しやすくなります。
2.処理対象となるフォルダやファイルを指定する
次に、操作の対象となるフォルダやファイルを指定する工程です。決まった保存場所にあるExcelファイルを扱う場合は、フォルダのパスを設定します。毎回同じ場所を参照する設定にすることで、手動で探す作業を省けます。
3.繰り返し処理を使って複数のExcelをまとめて扱う
複数のExcelを処理する場合は、繰り返し処理を設定します。フォルダ内のファイルを1つずつ順番に開く流れを作成しましょう。これによりファイル数が増えても同じ処理を自動で繰り返せるようになり、件数に左右されにくくなります。
4.Excelの操作内容を設定して自動で実行させる
Excelを開いた後の操作を設定します。セルへの入力やコピー、別ファイルへの転記などを順に登録します。人が行っていた操作を再現するイメージです。設定後は実行ボタンで動作を確認し、想定どおりに動くかをチェックします。
5.処理結果を保存してフローを完了する
最後に処理結果の保存方法を設定します。編集したExcelを上書き保存するか、別名で保存するかを決めます。必要に応じて完了メッセージを表示する設定も可能です。全ての流れを確認できたらフローを保存して完了です。
Power Automate for desktopは、日々のパソコン作業を手順化し、繰り返し処理を自動で回せる仕組みです。Excelやファイル操作など、作業が定型化しているほど効果が出やすく、まずは身近な業務から試すのが現実的となっています。
一方で、無償版には運用面の制限があるため、チームでの活用や自動実行が必要な場合は有償版も含めて検討が必要です。導入前は、どの作業をどこまで自動化したいのかを整理し、最小の範囲から改善していきましょう。業務自動化は、ツールを入れるだけで完結しません。実務の流れを整理し、ムダな作業を見極め、再現できる手順に落とし込む力が重要です。
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