VLOOKUP関数で完全一致検索をする方法とは？基本構文と応用方法を解説
「パソコン教室ISA」ライターチームです。
Excelで大量のデータを扱ったとき、特定の値と一致するデータを正確に抽出したいと感じたことはないでしょうか。そのような場面で活躍するのが、VLOOKUP関数です。なかでも検索の型で「完全一致」を指定すれば、部分一致を排除した結果を返すことができます。
今回は、VLOOKUP関数を使って完全一致検索をする方法を初心者向けにわかりやすく解説します。近似一致との違いや完全一致検索を使った応用方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
VLOOKUP関数とは？
VLOOKUP関数は、シート上の指定した値をもとに表のなかから対応するデータを縦方向に検索し、該当する値を取得する関数です。商品コードから商品名と価格を表示したり、従業員IDから部署名や役職を参照したりと、マスターデータを取り扱うシーンで広く利用されています。
VLOOKUP関数を使用することで、表を目視で確認する必要がなくなり、業務の効率化やヒューマンエラーの防止につながります。Excelの基本スキルとして役立つため、使い方を覚えておきましょう。
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VLOOKUP関数の基本構文
VLOOKUP関数の基本構文は、4つの引数で構成されています。それぞれの意味を正しく理解し、正確にデータを検索できるようにしましょう。
1.検索値
検索値は、表から検索を行いたい基準の値です。具体的な数値・セル・文字列などを指定できますが、これらが検索範囲の最も左側の列に存在している必要があります。検索値は複数指定することも可能で、この場合は「A2&B2」のように入力します。
2.範囲
範囲には、シート上における検索対象範囲を指定します。範囲は同シート内でも別シート上でもかまいません。数式をコピーしてほかのセルにも使用する場合は、範囲を絶対参照に設定しておくことで、参照ずれによるエラーを防げます。
3.列番号
列番号は、取得したいデータがある列番号を指します。必ず整数で入力する必要があり、最大で256までの値を指定できます。
4.検索の型
検索の型は、VLOOKUP関数で「完全一致」か「近似一致」かを指定する引数です。完全一致を表す「FALSE」・「0」または近似一致を表す「TRUE」・「1」を指定します。こちらの引数は省略も可能で、省略した場合は近似一致として扱われます。
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完全一致検索と近似一致検索の違い
VLOOKUP関数の検索方法には、「完全一致検索」と「近似一致検索」の2種類の方法があります。同じ検索値を入力してもそれぞれ返される値が異なるため、両者の違いを理解した上でシーンにあわせて使い分けましょう。
VLOOKUP関数の完全一致：FALSE
完全一致検索は、検索値と完全に一致するデータのみを取得する検索方法です。検索の型に「FALSE」または「0」を入力することで、値が完全に一致しない場合はエラーを返すようになります。
完全一致は意図しない近似値を取得するリスクがなく、完全一致のデータを取得したいときに便利です。ただし、検索値と1文字でも異なる場合は一致と判定されないため、表記ゆれや全角・半角の違いには注意が必要です。
VLOOKUP関数の近似一致：TRUE
近似一致検索は、検索値以下で最も近い値を取得する方法です。検索の型に「TRUE」または「1」を指定するか、検索の型を省略すると近似一致になります。
近似一致検索は、成績データの評価分け・製品の価格から価格帯の振り分けなど、数値の範囲に応じて結果を返したいシーンに適した検索方法です。ただし、正しい値を返すためには検索範囲の左端列は昇順に並んでいる必要があり、並び順が不適切だと誤った結果が表示されてしまいます。
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VLOOKUP関数の完全一致検索が向いているシーン
VLOOKUP関数の完全一致検索は、検索値に対して正確な結果を返したいシーンに適しています。
たとえば、従業員IDから従業員名と所属部署を検索したいときや、JANコードから商品名と在庫数を検索したいときなど、完全一致するデータ以外が不要なときに便利です。検索範囲に完全一致する値がなかった場合はエラーが返されるため、部分一致による検索ミスを防止できます。
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VLOOKUP関数を応用する方法
VLOOKUP関数は、ほかの関数と組み合わせることで、より幅広い業務で利用することができます。
IF関数とVLOOKUP関数を組み合わせる方法
IF関数は条件分岐を行うExcel関数で、指定した条件が真（TRUE）の場合はAの値、偽（FALSE）の場合はBの値を返します。IF関数とVLOOKUP関数を組み合わせることで、条件に応じて検索結果を切り替えることができます。
たとえば、検索値に商品コードを入力し、検索結果の商品価格が1,000円以上の場合は「◯」、1,000円未満の場合はその価格を表示するといった検索が可能です。IF関数と組み合わせれば、必要なデータを検索できるだけでなく、その結果をさらに条件分岐させることができます。
IFERROR関数とVLOOKUP関数を組み合わせる方法
IFERROR関数は、Excel関数の数式でエラーの結果が返ってきた際に、エラー表示の代わりに任意の表示を設定できる関数です。IFERROR関数とVLOOKUP関数を組み合わせることで、VLOOKUP関数の検索結果でエラーが発生した場合に、代替の値を表示させることができます。
VLOOKUP関数でデータを検索して検索値が存在しなかった場合、通常は「#N/A」のエラーが表示されます。IFERROR関数を使えば、このようなときに「データなし」や「-」などの任意の文字を表示できたり、値のセルを空白に置き換えたりすることが可能です。表全体の見た目を整えたいときや、エラー表示を避けたいときに利用すると便利です。
別のシートから完全一致する値を見つける方法
VLOOKUP関数は、1つのシート内での検索だけでなく、別のシートにあるデータからも値を検索できます。検索範囲がシートをまたぐ場合は、検索範囲に「シート名!セル範囲」を入力することで、複数のシートをまたいだ参照が行えます。こちらの検索方法は、マスタのシートと作業用のシートが別々に分かれている場合に便利です。
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VLOOKUP関数でエラーが出たときの対処法
VLOOKUP関数の検索結果でエラーが表示された場合、いくつかの原因が考えられます。最も多いエラー原因は検索値が検索範囲に存在しないケースで、この場合は「#N/A」のエラーが表示されます。こちらのエラーが表示された場合は、検索値の入力ミスや全角・半角の違い、余分なスペースが含まれていないかなどを確認しましょう。
また、検索範囲と列番号の指定の間にずれがある場合は「#REF!」エラーが、入力した数式か参照先のセルに誤りがある場合は「#VALUE!」エラーが表示されます。この場合も入力した数式に問題がないかを確認することが重要です。
VLOOKUP関数と似た関数との違い
データの検索を行うためのExcel関数は、VLOOKUP関数のほかにもいくつか存在します。ここからは、使用用途の似ているHLOOKUP関数とXLOOKUP関数について紹介します。
これら以外にも、用途が似ている検索関数がいくつか存在します。それぞれの特徴を理解することが重要です。
HLOOKUP関数との違い
HLOOKUP関数は、横方向に並んだデータを検索する関数です。VLOOKUPが縦方向の列を基準に検索するのに対し、HLOOKUP関数は横方向の行を基準に検索を行えます。検索したい値の範囲が横列に並んでいる場合は、こちらの関数を使用しましょう。
XLOOKUP関数との違い
XLOOKUP関数は、VLOOKUP関数とHLOOKUP関数の弱点を補った、新しいExcel関数です。こちらの関数には検索方向の制限がなく、検索値の左側・右側どちらのデータも取得できます。また、列番号も指定不要で、検索範囲と返却範囲を入力すれば問題ありません。より柔軟にデータ検索を行いたい場合や、シートの構造変更を行う際に便利です。
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まとめ
VLOOKUP関数で正確な検索結果を得たい場合は、検索の型に「FALSE」または「0」を入力して完全一致検索を行いましょう。また、IF関数やIFERROR関数と組み合わせることで、完全一致検索によるエラー表示を防ぐことも可能です。
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