「パソコン教室ISA」ライターチームです。
Excel業務を効率化する手段としてVBAやマクロといった手法があります。名前は聞いたことがあるものの、具体的な仕組みや役割の違いが分からず、うまく活用できていない人もいるでしょう。どちらも自動化するための手法ではあるものの、適切に使い分けることが大切です。
この記事では、VBAとマクロの違いを整理し、用途や向き不向き、実務での使い分け方について解説します。
VBA（Visual Basic for Applications）とは？
VBAとは、ExcelやWordなどMicrosoft Office製品に組み込まれているプログラミング言語のことです。正式名称は「Visual Basic for Applications」で、Office上の操作や処理をコードで制御できます。セル操作や計算、データの読み書き、帳票作成などを自動で実行でき、手作業では手間のかかる処理を一連の流れとしてまとめられます。
専用の開発環境を用意せず、Officeが入っていれば利用できることも特徴です。業務手順をプログラムとして定義できるため、作業の再現性や安定した処理を実現しやすくなります。
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マクロ（Macro）とは？
マクロとは、Excelなどのアプリケーションで行う操作手順をまとめて記録し、ボタン操作などで自動的に処理を進められる機能のことです。Excelでは標準機能として備わっており、クリックや入力、コピーといった操作を自動で再現できます。
操作内容は内部でプログラムとして保存され、同じ作業を繰り返し実行できることが特徴です。日常的に発生する定型作業をまとめて処理できるため、作業時間の短縮や手順の統一につながり、人による作業差や入力ミスの抑制にも役立ち、業務の属人化防止に効果があります。結果として引き継ぎや教育の負担軽減にもつながります。
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VBAとマクロの違い
VBAとマクロの違いは、「役割」と「扱い方」にあります。まずマクロの役割は、Excel上で行った操作をそのまま再現し、作業を自動化することです。ボタン操作や文字入力など、決まった手順を繰り返す業務に向いており、扱い方としては「操作を記録して使う」のが基本になります。プログラミングの知識がなくても導入しやすい点が特徴です。
一方、VBAの役割は、Excelの動作や処理内容そのものを設計・制御することです。条件分岐やループ処理をコードで記述できるため、単なる操作の再現ではなく、業務ルールに沿った処理を柔軟に構築できます。扱い方としては「目的に合わせて処理を組み立てる」ことがおもです。
実務におけるVBAの向き不向き
VBAはExcel業務を効率化する強力な手法ですが、全ての作業に適しているわけではありません。ここでは、VBAでできることとできないことを解説します。
VBAでできること
VBAを使えば、Excel内の定型作業を自動で処理できます。データの集計や加工、複数シートへの転記、帳票やグラフの自動作成などが代表例です。また、条件に応じて処理を分けたり、繰り返し処理を実行したりすることも可能です。さらにOutlookと連携したメール送信や、他のOfficeアプリとの連動にも対応できます。
VBAでできないこと
VBAはExcelを中心とした業務には有効ですが、万能ではありません。大量データを高速に処理する用途では、処理時間が長くなる場合があります。また、Office以外の業務システムやWebアプリを直接操作することはできません。
アプリケーション自体を開発する用途にも向かず、複雑な業務全体の自動化には別の手法が必要になることもあります。
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実務におけるマクロの向き不向き
Excelのマクロは、日常業務の中で発生する定型作業を効率化するのに向いています。一方で、制約のある業務もあるため注意が必要です。ここでは、マクロのできることとできないことについて解説します。
Excelのマクロでできること
Excelのマクロは、セル入力やコピー、並び替え、フィルター設定などの操作を自動で実行できます。同じ手順を毎回行う作業を再現できるため、日報作成やデータ整理といった定型業務に最適です。操作を記録するだけで使えることも魅力で、特別な設定をせずに始められます。
Excelのマクロでできないこと
マクロは操作の記録が前提となるため、状況に応じて処理を変える作業には対応できません。条件分岐や繰り返し処理を柔軟に扱うことは難しく、作業内容を変えたい場合は修正が必要です。また、複数アプリをまたぐ処理や複雑な業務手順の自動化には対応しづらいこともあります。
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マクロの記録を使った基本的な作業手順
マクロは、プログラミングなどの専門知識がなければ使えないというわけではありません。操作の流れを正しく覚えれば、誰でも実践できます。ここでは基本的な作業手順について解説します。
1.開発タブを表示する
最初に、Excelの左上にある「ファイル」をクリックしてその他の「オプション」を開きます。次に「リボンのユーザー設定」を選び、メインタブの一覧から「開発」にチェックを入れます。
2.マクロの記録を開始する
開発タブを表示できたら、ここから操作を記録します。まず画面上の「開発」タブをクリックし「マクロの記録」ボタンを選びます。表示されたダイアログで、後からわかりやすいマクロ名を入力し、保存先を選択しましょう。必要に応じてショートカットキーや説明も設定し「OK」を押すと記録がスタートします。
3.操作を実行して記録を完了する
記録が始まったら、普段通りに自動化したい操作を順番どおり実行します。セルの選択、入力、コピーや貼り付けなど、手で行う作業をそのまま行います。ひと通り終わったら「開発」タブに戻り「記録終了」ボタンをクリックする流れです。
4.マクロを保存する
作成したマクロを次回以降も使うために、ブックの保存形式を確認します。画面左上の「ファイル」から「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類で「Excel マクロ有効ブック（.xlsm）」を指定します。任意の保存場所とファイル名を決めて「保存」をクリックしましょう。この形式で保存しておけば、マクロ入りのブックとして扱えます。
5.記録したマクロを実行する
最後に、作成したマクロが正しく動くかを確認します。「開発」タブの「マクロ」をクリックし、一覧から実行したいマクロ名を選びます。そのまま「実行」を押すと先ほど記録した手順が自動で再現される仕組みです。同じ操作を何度も行う場面で使えば、1クリックだけで処理が進み、作業時間と作業負担を減らせます。
VBAコードを使ったマクロ作成の基本手順
VBAを使った自動処理も、特別な環境や高度な設定が必要というわけではありません。決まった手順を理解すれば、基本的なコードを自分で書いて動かせるようになります。ここでは、VBAコードを使ったマクロ作成の基本手順を解説します。
1.VBAエディター（VBE）を開く
まずはExcelを開いた状態で、画面上部の「開発」タブをクリックします。次に「Visual Basic」を選択すると、別ウィンドウでVBAエディターが起動します。ここがVBAコードを記述するための作業画面です。
2.コード入力用のモジュールを追加する
VBEが開いたら、左側のプロジェクトエクスプローラーを確認します。対象のブック名を右クリックし「挿入」から「標準モジュール」を選択しましょう。これでコードを書くための空白画面が表示されます。マクロの処理内容は、このモジュール内に記述します。
3.VBAコードを記述する
表示されたモジュール画面に、Subから始まるVBAコードを入力します。ここに、セル操作や計算処理など実行したい内容を順番に記述します。最初は短い処理で試してみましょう。入力後は、スペルや記号の抜けがないかを確認します。
作業：A1セルに文字を入力する場合
Sub
Sample()Range(“A1”).Value = “テスト”
End Sub
このように、SubとEnd Subで処理の範囲を囲み、実行したい内容を記述します。
4.コードを実行してマクロを確認する
コードを書き終えたら、VBE上部の「実行」ボタンをクリックします。もしくはExcel画面に戻り「開発」タブの「マクロ」から作成した処理を選び実行します。想定どおり処理が動けば、VBAによるマクロ作成は完了です。
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マクロとVBAを組み合わせれば自動化処理の強化も可能
マクロとVBAを組み合わせることで、自動化できる業務の幅は大きく広がります。たとえば、まずマクロの記録で「データをコピーして別シートに貼り付ける」操作を自動化し、その後VBAで処理内容を調整する方法です。
記録したマクロにVBAで条件分岐を追加すれば「特定の数値以上の行だけを転記する」といった判断を含む処理も実現できます。いわば、マクロは作業の下書き、VBAは仕上げの調整役です。白紙からコードを書くのが難しい場合でも、マクロで動きを作り、VBAでムダな処理を削ったり繰り返し処理に置き換えたりすることで、実務に耐えうる自動化へと発展させられます。
マクロやVBAで難しい作業はRPAがおすすめ
マクロやVBAはExcel内の自動化には有効ですが、作業内容によっては限界があります。たとえば、Webシステムからデータをダウンロードし、その内容を別の業務システムへ入力するような作業です。こうしたアプリをまたぐ操作は、マクロやVBAでは対応しづらくなります。
そこで有効なのがRPAです。RPAとはパソコン上で人が行っている操作手順を記録し、その動きをソフトウェアロボットとして自動実行させる仕組みです。Excel上の操作だけでなく、ブラウザでのログインやWeb画面からのダウンロードなどもそのまま再現できます。
マクロは日常的なExcel操作を効率化する手段として有効で、VBAを使えば処理内容まで設計できます。業務内容によってはRPAという選択肢もありますが、まずはExcel内で完結する自動化を正しく理解することが重要です。VBAやマクロは独学だと仕組みが曖昧になりやすく、実務で止まる場面も少なくありません。
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